Hogyan csináljuk jól – Meeting (Microsoft Teams alkalmazás használatával)
Az elmúlt évtizedekben rendkívüli módon megnőtt a megbeszélések száma. Az is elmondható, hogy ezen megbeszélések több, mint 50%-a már a virtuális térben zajlik.
Ez a fejlődés útja. Viszont sokan nem tudják, mert nem tanulhatták sehol, mit tehetnek azért, hogy egy megbeszélés hatékony, eredményes, gördülékeny lehessen.
Íme néhány gondolat a meetingekről, amit érdemes megfontolni.
Meeting előtt
- Szervezőként mindenképp időben küldd ki a meghívót – lehetőleg 48, de legrosszabb esetben is 24 órával a megbeszélés előtt, és mellékeld a napirendet!
- Legyen benne, mit szeretne elérni, melyek a legfontosabb pontok, amiket mindenképp meg kell beszélni.
- Résztvevőként olvasd el értő figyelemmel, és ha valamely kifejezés, elnevezés nem világos, ne sajnáld az időt, keress rá, hogy a megbeszélésen ne kelljen az alapkifejezésekkel időt veszíteni!
- Hívd össze egy virtuális térbe mindazokat, akik érintettek a megbeszélés témáját illetőleg. Akár külső, akár belsőmunkatárs az illető. A meghívottnak nincs szüksége telepített Microsoft Teams alkalmazásra ahhoz, hogy részt tudjon venni az értekezleten. Egyszerűen rákattint a meghívóban található linkre, és belép a böngészőablakon megnyíló felületen keresztül. Sosem volt még ilyen egyszerű egy meeting lebonyolítása.
- Értekezlet előtt (főleg, ha ez egy ismétlődő értekezlet) nézd át az előző meetingek emlékeztetőit, jegyzeteit, fusd át a chat üzeneteket!
- Chat felületen rázd fel a résztvevők emlékezetét, hogy ne a meetingen kelljen visszamenni az időben!
- Legyél felkészült – ennek része a korábban elhangzottak gyors elolvasása.!
- A meetingek egy jelentős hányada úgy történik, hogy videóképpel is jelen vagyunk, amit mi magunk is látunk. Ez egy szokatlan helyzet, amire fel kell készülni. Hogy elkerüljük a saját videóképünk hosszas elemzését, az értekezlet előtt kapcsoljuk be párszor a kamerát, és pár másodpercig figyeljük magunkat, állítsuk be a megfelelő kameramagasságot, fényviszonyokat.
- Ügyeljünk a mögöttünk lévő háttérre. Ha az nem megfelelő, kapcsoljuk be a Teams-ben elérhető háttérképek valamelyikét, ezzel elmaszkolva a nem kívánt hátteret. Mindezzel komfortossá válunk a helyzettel.
- Közvetlen az értekezlet előtt zárj ki minden zavaró tényezőt!
- Ne csak az otthoni, vagy irodai életre gondolj! A virtuális térben is számos zavaró tényező lehet.
- Csukd be azokat az alkalmazásokat, böngésző ablakokat, melyek nem szükségesek a meeting alatt!
- Némítsd le a telefonodat!
Meeting közben
- Szervezőként, előadóként csatlakozz időben! Minden adott ahhoz, hogy pontosan tudd elkezdeni a Teams Meetinget.
- Résztvevőként sincs szükséged különleges felszerelésre, minden adott.
- Ne felejtsd el ellenőrizni a saját beállításaidat, mikrofonodat, a kamerát, háttérképet, hangszórót, hogy az értekezlet zavartalanul mehessen!
- Szervezőként, előadóként alakíts ki egy közös etikettet a meetingre vonatkozóan!
- Annak érdekében, hogy ne váljunk a többiek szemében felügyelőtisztté, előre érdemes tisztázni a szerepköröket.
- A technikai háttér biztosítása, a moderálás, a jegyzetek, kivonatok készítése, mind része a feladatoknak. Osszuk meg ezeket!
- Javasolt, hogy előadóként a meeting alatt inkább állj, ne ülj. Teljesen más energiaszinttel, testtartással, hanghordozással jelenik meg így a mondandónk, és a hallgatóság figyelmét is könnyebb hosszabb távon fenntartani ebben a testhelyzetben.
- Korábban a személyes meetingeken nem állhattunk fel, mert tiszteletlenségnek tűnhetett a többiekkel szemben. Most megtehetjük.
- Készíts jegyzőkönyvet!
- Az értekezleten elhangzottakat sokszor nem tudjuk felidézni, vagy hiányzik egy gondolat, ami fontos része az egésznek. A OneNote jegyzetek segítségével készített jegyzetet minden résztvevő szerkesztheti, akár szimultán is, és ez egy jó eszköz arra, hogy később megtaláljuk a fontos gondolatokat, elemeket a meeting során elhangzottakról.
- A Teams segítségével rögzítheted a megbeszélés teljes tartalmát, legyen szó az értekezleten elhangzottakról (audió), vagy a képernyőn megosztott (videó)tartalomról. Ennek számos előnye van, de a legnagyobb, kétségkívül az, hogy azok is megtekinthetik, akik valamilyen oknál fogva lemaradtak az adott meetingről.
- Utólag rápillantva elő tudjuk hívni a megbeszélés pillanatában még élő, de később elfeledett részleteket.
- Készítsd fel munkakörnyezeted, és meeting közben is tartsd szem előtt, hogy az Te kezében a döntés, hogy mit látnak, mit hallanak a többiek!
- Az értekezlet előtt ellenőrizd, mit látsz magad mögött. Ha az nem megfelelő, használd a Teams háttérkép beállítását!
- Értekezlet közben, ha nem te beszélsz, némítsd le a mikrofont, és ha el kell távolodnod a monitortól, kapcsold ki a kamerát is!
- Oszd meg tudásodat, gondolataidat és ötleteidet!
- A Teams alkalmazáson keresztül megmutathatod a saját képernyődet a többi résztvevőnek. Megoszthatsz közös munkára különböző típusú fájlokat, ami azt jelenti, hogy például mindannyian egyszerre szerkeszthettek egy dokumentumot valós időben.
- Annak érdekében, hogy az éppen beszélőt ne zavard meg, oszd meg gondolataidat a chat falon!
- Az extra kimerülés elkerülése érdekében ne kalandozz el egyéb feladatok irányába! Sokan esünk abba a hibába, hogy értekezlet alatt, amíg az előadó beszél és „láthatatlanok” vagyunk, átfuthatunk pár fontosabb emailt, vagy ránézhetünk más feladatra.
- A multitasking a legnagyobb akadálya a hatékonyságnak, ezért ezt minimalizáljuk!
- Nézz a kamerába, figyelj a másikra!
- Sokan nem vagyunk hozzászokva, hogy virtuális térben kommunikáljunk, és beszélgetés közben össze-vissza nézünk, elkalandozik a tekintetünk, ami a többi résztvevőt bizonytalanná teszi. Azt az érzést kelthetjük, hogy nem figyelünk. A virtuális tér eleve csak egy részt mutat belőlünk. Jó megoldás, ha kamerát egy kicsit távolabb helyezzük.
Meeting után
- Szervezőként oszd meg az elkészült videót és egyéb tartalmakat a résztvevőkkel!
- Résztvevőként értékeld ki azokat, és készíts belőlük saját kivonatot, írj egy rövid visszacsatolást, hogy tudasd a kollégákkal, nem csak fizikai mivoltában voltál jelen az értekezleten! Ezzel segíted a haladást, és erősíted a tudatot a többiekben, hogy fontos Neked a többiek véleménye is.
- A csak fizikai megbeszélésekkel ellentétben, a Teams Meetingbe bármikor visszatérhetsz, az ott megosztott tartalom (fájl, chat, jegyzetek, stb.) mindig megtalálható lesz az adott meetingben („időutazás”).
- Gondolj az utókövetésre!
- Érdemes még a meeting utolsó perceiben megbeszélni a kiértékelés és nyomon követés időpontját. Megfelelő eredményesség eléréséhez nagyon jó eszköz a szálak elvarrásának ezen formája. Minden résztvevőt érint a feladat, hiszen mindannyian máshogy látunk egy problémát. Így a meetinget követően bennünk felmerülő kérdésekre is választ kaphatunk.
- Hibrid üzemmód: nem kell mindenkinek személyesen részt vennie a megbeszélésen. Lehet, hogy néhányan otthonról vagy egy másik irodaépületből csatlakoznak, míg a többiek egy teremben ülnek.
- Amikor befoglaljuk a tárgyalót, biztosítsuk a lehetőséget az online csatlakozásra is! Tegyük be a Teams Meetinget alternatívaként.
- Ezzel csökkenthető a megbeszélések újraszervezése, a külön egyeztetések és az ezekkel eltöltött idő, valamint növelhető a részvételi arány.
Válaszd te is a Microsoft Teams-et és legyél sokkal hatékonyabb!
