fbpx

Meeting etikett – mire figyeljünk online megbeszéléseknél?

Az elmúlt évtizedekben rendkívüli módon megnőtt a megbeszélések száma. Az is elmondható, hogy ezen megbeszélések több, mint 50%-a már a virtuális térben zajlik. Ez a fejlődés útja. Viszont sokan nem tudják, mert nem tanulhatták sehol, mit tehetnek azért, hogy egy megbeszélés hatékony, eredményes, gördülékeny lehessen. Íme néhány gondolat a meetingekről, amit érdemes megfontolni.

Hogyan csináljuk jól – Meeting (Microsoft Teams alkalmazás használatával)

Az elmúlt évtizedekben rendkívüli módon megnőtt a megbeszélések száma. Az is elmondható, hogy ezen megbeszélések több, mint 50%-a már a virtuális térben zajlik.
Ez a fejlődés útja. Viszont sokan nem tudják, mert nem tanulhatták sehol, mit tehetnek azért, hogy egy megbeszélés hatékony, eredményes, gördülékeny lehessen.
Íme néhány gondolat a meetingekről, amit érdemes megfontolni.

Meeting előtt

  • Szervezőként mindenképp időben küldd ki a meghívót – lehetőleg 48, de legrosszabb esetben is 24 órával a megbeszélés előtt, és mellékeld a napirendet!
  • Legyen benne, mit szeretne elérni, melyek a legfontosabb pontok, amiket mindenképp meg kell beszélni.
  • Résztvevőként olvasd el értő figyelemmel, és ha valamely kifejezés, elnevezés nem világos, ne sajnáld az időt, keress rá, hogy a megbeszélésen ne kelljen az alapkifejezésekkel időt veszíteni!
  • Hívd össze egy virtuális térbe mindazokat, akik érintettek a megbeszélés témáját illetőleg. Akár külső, akár belsőmunkatárs az illető. A meghívottnak nincs szüksége telepített Microsoft Teams alkalmazásra ahhoz, hogy részt tudjon venni az értekezleten. Egyszerűen rákattint a meghívóban található linkre, és belép a böngészőablakon megnyíló felületen keresztül. Sosem volt még ilyen egyszerű egy meeting lebonyolítása.
  • Értekezlet előtt (főleg, ha ez egy ismétlődő értekezlet) nézd át az előző meetingek emlékeztetőit, jegyzeteit, fusd át a chat üzeneteket!
  • Chat felületen rázd fel a résztvevők emlékezetét, hogy ne a meetingen kelljen visszamenni az időben!
  • Legyél felkészült – ennek része a korábban elhangzottak gyors elolvasása.!
  • A meetingek egy jelentős hányada úgy történik, hogy videóképpel is jelen vagyunk, amit mi magunk is látunk. Ez egy szokatlan helyzet, amire fel kell készülni. Hogy elkerüljük a saját videóképünk hosszas elemzését, az értekezlet előtt kapcsoljuk be párszor a kamerát, és pár másodpercig figyeljük magunkat, állítsuk be a megfelelő kameramagasságot, fényviszonyokat.
  • Ügyeljünk a mögöttünk lévő háttérre. Ha az nem megfelelő, kapcsoljuk be a Teams-ben elérhető háttérképek valamelyikét, ezzel elmaszkolva a nem kívánt hátteret. Mindezzel komfortossá válunk a helyzettel.
  • Közvetlen az értekezlet előtt zárj ki minden zavaró tényezőt!
  • Ne csak az otthoni, vagy irodai életre gondolj! A virtuális térben is számos zavaró tényező lehet.
  • Csukd be azokat az alkalmazásokat, böngésző ablakokat, melyek nem szükségesek a meeting alatt!
  • Némítsd le a telefonodat!

Meeting közben

  • Szervezőként, előadóként csatlakozz időben! Minden adott ahhoz, hogy pontosan tudd elkezdeni a Teams Meetinget.
  • Résztvevőként sincs szükséged különleges felszerelésre, minden adott.
  • Ne felejtsd el ellenőrizni a saját beállításaidat, mikrofonodat, a kamerát, háttérképet, hangszórót, hogy az értekezlet zavartalanul mehessen!
  • Szervezőként, előadóként alakíts ki egy közös etikettet a meetingre vonatkozóan!
  • Annak érdekében, hogy ne váljunk a többiek szemében felügyelőtisztté, előre érdemes tisztázni a szerepköröket.
  • A technikai háttér biztosítása, a moderálás, a jegyzetek, kivonatok készítése, mind része a feladatoknak. Osszuk meg ezeket!
  • Javasolt, hogy előadóként a meeting alatt inkább állj, ne ülj. Teljesen más energiaszinttel, testtartással, hanghordozással jelenik meg így a mondandónk, és a hallgatóság figyelmét is könnyebb hosszabb távon fenntartani ebben a testhelyzetben.
  • Korábban a személyes meetingeken nem állhattunk fel, mert tiszteletlenségnek tűnhetett a többiekkel szemben. Most megtehetjük.
  • Készíts jegyzőkönyvet!
  • Az értekezleten elhangzottakat sokszor nem tudjuk felidézni, vagy hiányzik egy gondolat, ami fontos része az egésznek. A OneNote jegyzetek segítségével készített jegyzetet minden résztvevő szerkesztheti, akár szimultán is, és ez egy jó eszköz arra, hogy később megtaláljuk a fontos gondolatokat, elemeket a meeting során elhangzottakról.
  • A Teams segítségével rögzítheted a megbeszélés teljes tartalmát, legyen szó az értekezleten elhangzottakról (audió), vagy a képernyőn megosztott (videó)tartalomról. Ennek számos előnye van, de a legnagyobb, kétségkívül az, hogy azok is megtekinthetik, akik valamilyen oknál fogva lemaradtak az adott meetingről.
  • Utólag rápillantva elő tudjuk hívni a megbeszélés pillanatában még élő, de később elfeledett részleteket.
  • Készítsd fel munkakörnyezeted, és meeting közben is tartsd szem előtt, hogy az Te kezében a döntés, hogy mit látnak, mit hallanak a többiek!
  • Az értekezlet előtt ellenőrizd, mit látsz magad mögött. Ha az nem megfelelő, használd a Teams háttérkép beállítását!
  • Értekezlet közben, ha nem te beszélsz, némítsd le a mikrofont, és ha el kell távolodnod a monitortól, kapcsold ki a kamerát is!
  • Oszd meg tudásodat, gondolataidat és ötleteidet!
  • A Teams alkalmazáson keresztül megmutathatod a saját képernyődet a többi résztvevőnek. Megoszthatsz közös munkára különböző típusú fájlokat, ami azt jelenti, hogy például mindannyian egyszerre szerkeszthettek egy dokumentumot valós időben.
  • Annak érdekében, hogy az éppen beszélőt ne zavard meg, oszd meg gondolataidat a chat falon!
  • Az extra kimerülés elkerülése érdekében ne kalandozz el egyéb feladatok irányába! Sokan esünk abba a hibába, hogy értekezlet alatt, amíg az előadó beszél és „láthatatlanok” vagyunk, átfuthatunk pár fontosabb emailt, vagy ránézhetünk más feladatra.
  • A multitasking a legnagyobb akadálya a hatékonyságnak, ezért ezt minimalizáljuk!
  • Nézz a kamerába, figyelj a másikra!
  • Sokan nem vagyunk hozzászokva, hogy virtuális térben kommunikáljunk, és beszélgetés közben össze-vissza nézünk, elkalandozik a tekintetünk, ami a többi résztvevőt bizonytalanná teszi. Azt az érzést kelthetjük, hogy nem figyelünk. A virtuális tér eleve csak egy részt mutat belőlünk. Jó megoldás, ha kamerát egy kicsit távolabb helyezzük.

Kérj ingyenes próbaidőszakot!

Meeting után

  • Szervezőként oszd meg az elkészült videót és egyéb tartalmakat a résztvevőkkel!
  • Résztvevőként értékeld ki azokat, és készíts belőlük saját kivonatot, írj egy rövid visszacsatolást, hogy tudasd a kollégákkal, nem csak fizikai mivoltában voltál jelen az értekezleten! Ezzel segíted a haladást, és erősíted a tudatot a többiekben, hogy fontos Neked a többiek véleménye is.
  • A csak fizikai megbeszélésekkel ellentétben, a Teams Meetingbe bármikor visszatérhetsz, az ott megosztott tartalom (fájl, chat, jegyzetek, stb.) mindig megtalálható lesz az adott meetingben („időutazás”).
  • Gondolj az utókövetésre!
  • Érdemes még a meeting utolsó perceiben megbeszélni a kiértékelés és nyomon követés időpontját. Megfelelő eredményesség eléréséhez nagyon jó eszköz a szálak elvarrásának ezen formája. Minden résztvevőt érint a feladat, hiszen mindannyian máshogy látunk egy problémát. Így a meetinget követően bennünk felmerülő kérdésekre is választ kaphatunk.
  • Hibrid üzemmód: nem kell mindenkinek személyesen részt vennie a megbeszélésen. Lehet, hogy néhányan otthonról vagy egy másik irodaépületből csatlakoznak, míg a többiek egy teremben ülnek.
  • Amikor befoglaljuk a tárgyalót, biztosítsuk a lehetőséget az online csatlakozásra is! Tegyük be a Teams Meetinget alternatívaként.
  • Ezzel csökkenthető a megbeszélések újraszervezése, a külön egyeztetések és az ezekkel eltöltött idő, valamint növelhető a részvételi arány.

Válaszd te is a Microsoft Teams-et és legyél sokkal hatékonyabb! 

Megosztás:

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: linkedin
LinkedIn
Ez is érdekelhet

Kapcsolódó cikkek

SEO - keresőoptimalizálás

Technikai SEO alapok

Mai cikkünkben a technikai SEO-ról fogunk írni. A technikai SEO célja, hogy honlapunkat olvashatóvá, értelmezhetővé tegyük a keresőmotorok számára (elsősorban a Google keresőmotorjával foglalkozunk).

HoriWebSolutions notebook

Keresőoptimalizálás (SEO) alapok

Jelen cikk célja, hogy egy áttekintést adjon a keresőoptimalizálás tudományával kapcsolatban. A cikket végigolvasva nem lesz profi SEO szakember, azonban ad némi iránymutatást, merre is indulj tovább.

HoriWebSolutions blog

Érd el az ügyfeleket profi tartalmakkal!

Manapság egy valamit is magára adó vállalkozás jelen van az online térben. Nyilván szüksége is van rá, hiszen a virtuális jelenlét nélkül szinte esélytelen profitábilisan működni. Miért is mondom ezt? A legfontosabb, hogy a vállalkozásnak ott kell megmutatni magát és termékeit, ahol a vevői vannak (Facebook, Instagram, Google keresője, LinkedIn stb.).